Communiceren met klanten in tijden van social distancing

Social media

Social media kanalen zoals Facebook en Instagram lenen zich goed om informatie te verkondigen die relevant is voor je gehele klantenkring. Run je een eigen restaurant en bezorg je nu maaltijden bij mensen thuis? Dan is dit ideale content om via social media te communiceren. Een-op-een communiceren via videochat op Instragram of via Facebook Messenger kan uiteraard ook, maar dit moet maar net passen bij je bedrijfscultuur. 

Nieuwsbrief

Een ander middel dat je kunt gebruiken om iets onder de aandacht te brengen bij je gehele klantenkring, zijn digitale nieuwsbrieven. Wellicht verstuurde je deze al maandelijks om klanten te wijzen op nieuwe cursussen, aanbiedingen, verse blogitems of andere zaken. Onlangs hebben we al een aantal corona-gerelateerde nieuwsbrieven in onze mailbox gespot. 

Via Tijdvooreensite maak je eenvoudig de koppeling met het populaire nieuwsbriefsysteem van Mailchimp. Met Mailchimp kun je gemakkelijk en snel mooie nieuwsbrieven maken en verzenden. Het systeem biedt keuze uit ruim 100 moderne en responsive nieuwsbrief-templates en werkt volgens het simpele drag-and-drop principe. Ook als je dus niet zo handig bent met computer software, kun je met Mailchimp een aantrekkelijke nieuwsbrief maken!

Videobel platformen 

Nu social distancing de standaard is, zien videobel platformen het aantal gebruikers de pan uitrijzen. Dat is natuurlijk niet zo vreemd, want op deze manier kun je met één of meerdere mensen praten en hen tegelijkertijd ook zien. We nemen de populairste videobel platformen onder de loep.

Zoom

Via het Amerikaanse cloud video platform Zoom kun je vanuit huis even sparren met je collega’s of meeten met een klant. Voor de uitbraak van het coronavirus lag het record op zo’n 10 miljoen gebruikers op een dag. Nu schakelen maar liefst 200 miljoen (!) mensen dit platform in om te videobellen.

Hoe werkt Zoom? Wie een meeting wil hosten, moet eerst een (gratis) account aanmaken. Via de website van Zoom kun je een meeting aanmaken en eventuele voorkeuren instellen. Vervolgens krijg je een URL voorgeschoteld die je met de deelnemers kan delen. In tegenstelling tot de host, hoeven deelnemers géén Zoomaccount te hebben om deel te nemen aan het gesprek. Op een afgesproken tijdstip kan de URL geopend worden en kan de meeting van start gaan! Handig: tijdens het videobellen kun je jouw eigen scherm delen om bijvoorbeeld een presentatie te tonen. 

Over het algemeen kun je Zoom kosteloos gebruiken. Met de gratis versie heb je ongelimiteerde 1 op 1 meetings. De groepsmeetings zijn gelimiteerd tot 40 minuten. Wie extra functies wil of meer gesprekstijd met groepen, kan een betaalde versie aanschaffen.

Skype

Met Skype, in 2011 overgenomen door Microsoft, kun je gratis chatten en (video)bellen met mensen over de hele wereld. Dit kan zowel 1 op 1 als met een groep tot wel 50 personen tegelijkertijd. De dienst wordt door de pandemie steeds vaker gebruikt door thuiswerkers waar Skype voorheen vooral gebruikt werd om met vrienden of familie in het buitenland te bellen. 

Enkele functies van Skype:

• Deel presentaties of iets op je scherm tijdens een gesprek met anderen
• Deel foto's, video's en andere bestanden van maximaal 300 MB
• Skype-gesprekken opnemen
• Liveondertitels inschakelen

Om Skype te kunnen gebruiken, dien je eerst Skype op je computer te downloaden en een account aan te maken. Gebruik je liever je tablet of smartphone voor jouw meetings, dan download je simpelweg de app. Om een gesprek te starten, kies je mensen uit je eigen lijst van contactpersonen. Door te zoeken op voornaam + achternaam kun je contactpersonen toevoegen. 

WHereBy

Wijzelf zijn groot fan van WHereBy. Onze CMS stoomcursussen voor nieuwe klanten geven we nu even niet op kantoor, maar via WHereBy. Het is een flexibele tool waarmee je video meetings in je browser kunt arrangeren. Je hoeft niets te downloaden, ook heb je geen account nodig. Op de website van WHereBy kun je binnen een paar klikken een meeting room creëren. Via een link kun je andere mensen uitnodigen om deel te nemen aan de meeting. Je kunt WHereBy hierdoor goed vergelijken met het eerder besproken Zoom.

Met de gratis versie kun je één meeting room opzetten en tot maximaal vier collega’s uitnodigen om te vergaderen. Voor een meeting met één klant heb je aan de gratis versie dus voldoende. Wie met een groter team wil videobellen, moet zich wijden aan een betaalde versie van WHereBy (vanaf $9,99 per maand).

Google Hangouts

Met Google Hangouts kun je via je computer, telefoon of tablet videobellen met maximaal 10 mensen tegelijkertijd. Ook voor Google Hangouts kun je deelnemers toevoegen aan jouw meeting via een linkje. Geen gedoe met accounts of plug-ins dus. In verband met het coronavirus kunnen gebruikers van Gsuite (de zakelijke omgeving van Google) tot 1 juli 2020 gratis gebruik maken van geavanceerde functies om het thuiswerken wat te vereenvoudigen. Met deze uitgebreide versie kun je vergaderingen houden met tot wel 250 personen! Probeer zo’n bomvolle digitale vergaderzaal maar eens in toom te houden...

FaceTime

FaceTime laat je gemakkelijk videobellen vanaf je iPhone, iPad of Mac. De videobelapp is dus alleen beschikbaar op Apple-producten. Oorspronkelijk was de app bedoeld voor één op één gesprekken, maar inmiddels ondersteunt FaceTime ook groepsgesprekken, waar in totaal 32 mensen aan kunnen deelnemen. Aan het gebruik van FaceTime zijn geen kosten verbonden. Het bellen gebeurt via een netwerkverbinding, dit kan wifi of het datanetwerk van je provider zijn.

Je eigen website

Last but not least heb je natuurlijk nog je eigen, zakelijke website waarop je meldingen kunt plaatsen om zo te communiceren met (potentiële) klanten. Goede plekken voor belangrijke meldingen zijn bijvoorbeeld jouw homepage en nieuwspagina. Zorg dat het voor mensen snel duidelijk is welke maatregelen je neemt tijdens de coronacrisis en hoe jouw onderneming nu opereert.