Calendly

Calendly is een gebruiksvriendelijke afsprakentool voor het organiseren van vergaderingen en afspraken. De tool is niet alleen handig voor intern gebruik, maar ook voor het inplannen van meetings met (potentiële) klanten, zakenrelaties en sollicitanten. Van Calendly zijn zowel gratis als betaalde versies beschikbaar.

Wat is Calendly?

Als ondernemer is het soms een lastige opgave om een datum te prikken voor een afspraak met een klant of zakenrelatie. De een heeft altijd een overvolle agenda, de ander is erg kieskeurig wat tijdstippen betreft. Het resulteert in eindeloos heen-en-weer mailen of bellen om tot een definitieve afspraak te komen. Met de planningstool van Calendly kan men zelf een afspraak inplannen op de data die jou het beste uitkomen. Integreer Calendly met jouw Google of Office agenda zodat ook hier de meetings getoond worden. Bang voor een no-show? Dat is niet nodig. Alle genodigden, inclusief jijzelf, ontvangen op voorhand een automatische reminder van de afspraak. Handig!

Calendly werd in 2013 opgericht. Op dit moment telt het platform meer dan 20 miljoen gebruikers wereldwijd. Calendly automatiseert het planningsproces, bespaart veel tijd en verkleint de kans op planningsconflicten. Het is een fijne tool voor ondernemers die regelmatig afspraken inplannen met (potentiële) klanten en zakenrelaties. Middels Calendly kun je agenda’s maken voor allerlei soorten afspraken. Van intakegesprekken tot workshops en van proeverijen tot werkafspraken en webinars. Een aardig multifunctionele afsprakentool dus! We zetten de belangrijkste functies van Calendly op een rij:

• Online afsprakensysteem
• Integratie met kalenders van Google, Apple en Microsoft
• Automatische notificaties
• Geschikt voor 1-op-1 afspraken en groepsmeetings
• Diverse koppelingen mogelijk (MailChimp, Slack, Stripe en PayPal)

Ontvang betalingen middels Stripe en PayPal

Calendly komt met een heleboel integratiemogelijkheden. Je kunt de afsprakentool ook koppelen aan online betaaldiensten, waaronder Stripe en PayPal, om direct betalingen te ontvangen. Deze feature is met name interessant voor ondernemers die betaalde webinairs of cursussen aanbieden. Let wel, de koppeling met betaaldiensten is niet bij alle Calendly abonnementen beschikbaar. Methet Basic (gratis)  pakket heb je geen toegang tot deze feature. 

Hoe werkt het aanmaken van een Event

Tijdvooreensite is zelf ook even in het afsprakensysteem gedoken om te zien hoe Calendly precies werkt. Middels de gratis trial hebben we diverse afspraken aangemaakt. Afspraken worden door Calendly ook wel Events genoemd. Tijdvooreensite licht kort toe hoe het aanmaken van Events werkt:

1. Geef jouw Event een naam. Bijvoorbeeld: Kennismakingsgesprek of Workshop boksen.
2. Kies een afspraaktype. Kies voor een meeting op locatie of een digitale meeting via telefoon, Zoom of bijvoorbeeld Microsoft Teams.
3. Stel de duur van de afspraak in. Voor een fysieke meeting op kantoor is het raadzaam om minimaal 60 minuten aan te houden.
4. Voeg eventueel een tekstje toe met een korte beschrijving over het Event. Je kunt het tekstveld ook gebruiken om de fysieke locatie toe te lichten.
5. Optioneel is het aanpassen van het datumbereik. Laat mensen tot twee maanden vooruit plannen of kies voor een onbeperkte datumkeuze.
6. Zet de realtime agenda voor het event op jouw website óf stuur de uitnodigingslink naar de deelnemer(s).

Calendly agenda op je website tonen

Na het aanmaken van een Event kun je deze presenteren op jouw website middels een embed code. Door de afsprakentool op je eigen website te plaatsen, maak kunnen bezoekers binnen een handomdraai online een afspraak met jou inplannen. Hoe de afsprakentool van Calendly eruit komt te zien, is helemaal aan jou. Je hebt hierbij drie opties: de online agenda naast de tekst (inline), als pop-up widget of als een pop-up tekstveld. Het is mogelijk om meerdere opties tegelijkertijd te gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld de agenda in de tekst op je homepage én als button onderaan elke pagina van je website.

Bij Tijdvooreensite zijn we erg te spreken over de vormgeving van Calendly. De afsprakenwidget oogt zeer professioneel en bevat weinig poespas. Er zijn diverse customize opties beschikbaar om de widget af te stemmen op de huisstijl van jouw onderneming. Zo kun je een logo en bedrijfsnaam toevoegen en kleuren instellen. Bekijk de Calandly widget zelf op de website van Koffiehuis 't Riedeltje.

Een afspraaklink versturen

Naast het embedden van de agenda op je website, biedt Calendly de mogelijkheid om de afspraaklink per mail of chatbericht te versturen. Wil je graag een koffie afspraak inplannen met een zakenpartner? Verstuur dan simpelweg de link van het Event naar diegene toe.

Calendly prijzen

Calendly biedt vijf verschillende abonnementen aan. De een geschikt voor zelfstandige ondernemers, de ander voor (middel)grote bedrijven. Het fijne aan Calendly is dat er ook een gratis variant beschikbaar is. Het pakket Calendly Basic bevat, zoals de naam al doet vermoeden, alleen de noodzakelijke basisfunctionaliteiten. Met de gratis versie kun je slechts één evenement aanmaken (bijvoorbeeld een webinar of kennismakingsgesprek) om als online agenda te tonen. De agenda kun je als link delen naar alle deelnemers en op je website integreren. Daarnaast beschikt de gratis versie beperkte customize opties. Zo kun je wel je bedrijfslogo aan de online kalender toevoegen, maar niet de kleuren naar wens aanpassen.

De betaalde versies van Calendly zijn een tikkeltje uitgebreider in features, design opties en integratiemogelijkheden. De goedkoopste optie is het 'standard' pakket. Bij een jaarlijkse betaling geeft het bedrijf jou 20% korting op de factuur. Met de betaalde versies kun je bezoekers laten kiezen uit verschillende type meetings: 15 minuten, 30 minuten en een 60 minuten meeting. Organiseer je veelal afspraken met meerdere mensen tegelijk? Dan is de gratis Calendly versie door het ontbreken van groepsmeetings niet toereikend en kun je het beste voor een betaald abonnement kiezen.

Benieuwd of Calendly voor jouw zakelijke website de beste afsprakentool is? Je kunt de software 14 dagen gratis uitproberen.

Koppel Calendly aan jouw website

Of je nu werkzaam bent als lifestyle coach of een groot administratiekantoor runt; met Calendly geef je jouw onderneming een ware efficiency boost. Met een afsprakenwidget op je website kunnen geïnteresseerden 24/7 afspraken inplannen én ben je minder tijd kwijt aan telefoontjes en het beantwoorden van e-mails. Wil jij net als duizenden andere bedrijven Calendly op jouw website? Tijdvooreensite zet de voor- en nadelen van de afspraken software voor je op rij zodat je zelf een weloverwogen keuze kunt maken:

Voordelen

• Een gratis variant beschikbaar
• Geschikt voor 1-op-1 afspraken en groepsmeetings
• Gebruiksvriendelijke interface voor gebruikers
• Integratie mogelijk met agenda's van derden
• Automatische reminders voor afspraken
• Kalenderverbindingen voor meerdere personen
• Betaalmogelijkheden toevoegen aan agenda
• Afsprakenwidget beschikbaar in het Nederlands

Nadelen

• De gratis versie is vrij gelimiteerd
• Sommige gebruikers ervaren spam (nep-meetings) door het ontbreken van een Captcha

Integreer Calendly met Tijdvooreensite

Ben je enthousiast geworden en wil je jouw Tijdvooreensite website koppelen aan het online afsprakensysteem Calendly? Wij zorgen voor een feilloze integratie! Heb je nog geen website óf is de website van je praktijk, kapperszaak of massagesalon aan vernieuwing toe? Tijdvooreensite bouwt binnen een week een moderne website voor je. Een website met alle benodigde functionaliteiten, aangesloten op een gebruiksvriendelijk CMS zodat je altijd en overal de touwtjes zelf in handen hebt. Uiteraard kunnen we de website aan een bestaande software koppelen, zoals Calendly of Salonized.